RGPD

Notice d'information RGPD (Règlement Général de la Protection des Données) de l'IFPS de Lorient

Dans le cadre de son activité d’Institut de Formation des Professionnels de Santé de Lorient est amené à traiter des informations vous concernant, dont certaines sont de nature à vous identifier (« données personnelles »).

L’IFPS de Lorient s'engage à ce que la collecte et le traitement de vos données soient conformes au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, en matière de protection des données. Afin de garantir le meilleur niveau de protection de vos informations, la présente notice d’information vous informe de la manière dont nous recueillons et traitons vos données personnelles. Nous vous invitons à la lire attentivement. Nous nous réservons le droit de modifier la présente notice à tout moment, et vous encourageons donc à la consulter régulièrement.

Définitions

Donnée à caractère personnel

Toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

Responsable du traitement

L’entité qui collecte et traite des données à caractère personnel.

Violation de données

Faille de sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière ou l’accès non autorisé à ces données.

Finalités de l'utilisation de vos données

Nous collectons et traitons vos données personnelles vous concernant aux fins de :

  • Réaliser des opérations de communication relatives aux formations que propose notre établissement dans le cadre de journées portes ouvertes ou d’autres occasions à des fins de prospections ;
  • Gérer et traiter votre candidature aux épreuves d’entrée en formation ;
  • Gérer la communication des résultats des concours et des épreuves de sélections ;
  • Gérer et traiter votre inscription à une formation ;
  • Constitution de votre dossier médical ;
  • Recueillir le nombre de places en stage disponibles auprès des organismes d’accueil et gérer l’affectation de ces places ;
  • Effectuer un suivi pédagogique personnalisé ;
  • Gérer les prêts d’ouvrages en provenance du centre de documentation et d’information ;
  • Créer un compte individuel pour se connecter à la plateforme E-learning (www.ifsi-ifas-lorient.fr);
  • Proposer de répondre à des enquêtes de satisfaction annuelles ;
  • Assurer la sécurisation de l’accès aux locaux de l’IFPS ou du GHBS afin d’assurer la sécurité des biens et des personnes ;
  • Communiquer les informations nécessaires aux partenaires institutionnels dans le respect de la règlementation en vigueur notamment pour l’établissement du diplôme

Fondement du traitement de vos données

Au regard des objectifs ci-dessus, les traitements réalisés par l’IFPS sont nécessaires :

  • A l’exécution de mesures pré-contractuelles prises à votre demande dans le cadre d’une candidature à un concours d’entrée pour l’une des formations de notre établissement ;
  • A l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie dans le cadre du suivi d’une formation sous réserve du paiement de la totalité du coût de cette prestation ;
  • Pour le respect d’une obligation légale à laquelle l’IFPS est soumise (arrêté du 17 avril 2018 – art 4 relatif aux conditions de fonctionnement des instituts de formation, venant modifier l’arrêté du 21 avril 2007 titre III, article 54). Il s’agit de l’existence et de la validité des certificats médicaux attestant :
    • de l’aptitude physique et psychologique de l’apprenant à l’exercice de la profession
    • de vaccinations conformes à la règlementation en vigueur fixant les conditions d’immunisation des professionnels de santé en France médical;
  • Pour la poursuite des intérêts légitimes de l’IFPS afin de gérer vos relations avec nous, traiter vos demandes et vous communiquer des informations relatives à nos actions.

Certains traitements listés ci-dessous sont réalisés uniquement sur la base du recueil de votre consentement libre, spécifique, éclairé et univoque dans le respect de l’article 6.1-a du RGPD :

  • L’utilisation de votre email pour l’envoi de la documentation relative à la formation de votre choix ;
  • La diffusion de vos nom et prénom aux fins de communiquer la liste des candidats admis au concours d’entrée des formations d’Aide-soignant et d’Ambulancier ;
  • L’utilisation de votre image suite à la validation du formulaire d’autorisation de droit à l’image ;
  • La diffusion de vos nom et prénom sur le site Internet de la Direction régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale aux fins de communiquer la liste des apprenants ayant obtenus leur diplôme.

Catégories des données collectées

Les catégories de données personnelles vous concernant qui peuvent être collectées diffèrent selon le type d’opérations de traitement concerné.

Types d’opérations de traitement Catégories de données traitées
Gestion des opérations de prospection liées aux journées portes ouvertes Données d’identification : nom, prénom, email
Gestion des opérations de communication relatives aux formations auprès de nos partenaires Photos et vidéos des membres de l’IFPS après recueil de leur consentement (autorisation de droit à l’image)
Gestion de vos demandes d’inscription en ligne à une formation Données d’identification (état civil, coordonnées postales et téléphoniques, date et lieu de naissance, nationalité, email) ;  Informations sur le titre d’inscription
Examen du dossier de candidature aux concours pour les formations d’Aide-soignant et d’Ambulancier Données d’identification (état civil, coordonnées postales et téléphoniques, nationalité, date et lieu de naissance, email, situation de famille) ; Informations justifiant le niveau académique et l’éventuelle préparation à un concours ; Informations justifiant de l’expérience professionnelle ; Informations valorisant un engagement ou une expérience personnelle en lien avec la profession visée
Diffusion des résultats des concours Données d’identification (nom, prénom)
Consultation de la notification de paiement des frais d’inscription Données d’identification (nom, prénom, coordonnées postales et téléphoniques) ; Informations relatives à la transaction ; Informations relatives à la formation choisie
Constitution du dossier administratif Données d’identification (état civil, coordonnées postales et téléphoniques, nationalité, date et lieu de naissance, email, âge, N° Immatriculation sécurité sociale, photo d’identité) ; Informations relatives aux moyens de transport ; Informations relatives aux diplômes obtenus ; Information relatives au statut de l’apprenant avant son entrée en formation ; Informations relatives à la pris en charge financière de la formation
Constitution du dossier médical Certificat d’aptitude et certificat médical de vaccinations
Constitution du dossier pédagogique Données d’identification (état civil, âge, adresse postale) ; Informations relatives au parcours académique et diplômes obtenus ; Informations relatives à l’expérience professionnelle ; Informations relatives aux contraintes personnelles ; Informations relatives aux bilans de stage
Collecte des places de stage auprès des organismes d’accueil Données d’identification (nom de l’organisme d’accueil, nom de son responsable ou de son représentant, adresse postale, téléphone et email) ; Cadre de santé encadrant le stagiaire (nom, coordonnées et service d’affectation) ; Contact au sein de l’organisme d’accueil (nom, téléphone et fonction)
Rédaction de la convention de stage Données d’identification (état civil de l’apprenant et coordonnées de l’organisme d’accueil)
Création d’un accès et  gestion des prêts et des relances du Centre de Ressources et de Documentations Données d’identification (Identifiant et mot de passe d’accès, nom, prénom, email)
Création d’un accès à la plateforme e-learning du site internet de l'IFPS et analyse de données statistiques Données d’identification (Identifiant et mot de passe, nom, prénom, email) ; Données d’utilisation des outils (temps de connexion, type d’outils pédagogiques parcourus…)
Réalisation d’enquêtes de satisfaction annuelles email
Attribution d’un badge électronique pour accéder aux locaux du GHBS Données d’identification (nom, prénom, formation , sexe) ; Données relatives au badge (numéro et délai de validité, lieu d'affectation en stage) ; Données enregistrées (date et heure d’entrée, secteur)
Utilisation d’un système de vidéoprotection Néant
Transmission des données nécessaires à l’établissement du diplôme de l’apprenant Données d’identification (nom, prénom, lieu et date de naissance)

Dans les formulaires de collecte de données personnelles en ligne ou en version papier, vous êtes informés du caractère obligatoire de la collecte des données par la présence d’un astérisque rouge. En l’absence de renseignement d’un champ obligatoire, l’IFPS ne pourra pas traiter votre demande (non validation du formulaire).

Opérations réalisées sur les données

Les opérations susceptibles d’être réalisées sur vos données sont : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, la sauvegarde, la restauration, l’effacement ou la destruction.

Destinataires internes et externes

Sont susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données :

Notre équipe

Nos collaborateurs sont soumis au respect de la confidentialité des données personnelles auxquelles ils ont accès. Les personnes susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données sont :

  • Les collaborateurs en charge de du suivi administratif
  • Les collaborateurs en charge du suivi pédagogique
  • Les membres de la Direction en charge du bon déroulement des formations et responsables de la sécurisation des biens et des personnes

Nos sous-traitants

  • Groupe Hospitalier de Bretagne Sud, 5 Avenue Choiseul 56100 Lorient (
    hébergement des données stockées sur le logiciel de suivi administratif et pédagogique des étudiants en formation)
  • 1&1 IONOS SARL, 7  place de la Gare 57201 Sarreguemines (hébergement des données stockées sur la plateforme de formation www.ifsi-ifas-lorient.fr)
  • EPSILON INFORMATIQUE, 4 rue Henri Becquerel 56000 Vannes (maintenance du logiciel de suivi administratif et pédagogique des étudiants en formation)

Autres

Les autorités de police, autorités judiciaires ou administratives lorsque nous avons l’obligation légale de le faire ou afin de garantir les droits, les biens et la sécurité de l’IFPS de Lorient.

Par ailleurs, l’IFPS de Lorient s’engage à ne pas communiquer, transférer ou diffuser par quelque moyen que ce soit vos données personnelles à des tiers, sauf :

  • à des fins de respect d’une obligation légale ou réglementaire à laquelle l’IFPS de Lorient est soumis, comme stipulé dans l’Article 6.1-c du RGPD ;
  • en vue de l’exécution de votre contrat (contrat de formation ou convention de formation employeur, convention de stage et contrat de travail) ;
  • ou si vous nous donnez votre accord explicite au titre de l’Art. 6.1-a du RGPD

Durée de conservation de vos données

Vos données personnelles sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou proportionnelles aux finalités pour lesquelles elles ont été enregistrées. Les durées de conservation varient :

Types de Données Durée de conservation
Candidat admis en formation conservées tout le cursus puis supprimées
Demande d’information, d’aide, de contact 1 an à compter de votre demande
Demandes d’inscription en ligne à une formation 1 an en ligne puis archivée pendant les délais de prescriptions légales et réglementaires applicables ou suppression si la formation n’a pas été suivie
Dossier de candidature aux concours pour les formations d’Aide-soignant Pendant tout le cursus de la formation si le candidat a été admis ; 1 mois après la rentrée scolaire pour les candidats non admis
Publications de résultats des concours et sélections 1 an puis archivées pendant les délais de prescriptions légales et réglementaires applicables
Notification de paiement des frais d’inscription 10 ans après la fin du contrat de formation
Dossier administratif / pédagogique / médical en version papier et/ou dématérialisée 1 an à compter de la fin de la formation
Copies d’examen ● 1 an à compter de la fin de la formation
Dossier de financement de la formation 10 ans après la fin du contrat de formation
Données de connexion à la plateforme www.ifsi-ifas-lorient.fr 3 ans après la fin de formation

Protection de vos données

En tant que Responsable de traitements, nous mettons, en collaboration avec le Service Informatique du Centre Hospitalier de Bretagne Sud, en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé, et notamment :

  • La nomination d’un Correspondant Informatique & Libertés (CIL) ;
  • La sensibilisation aux exigences de confidentialité de nos collaborateurs amenés à accéder à vos données personnelles ;
  • La mise en œuvre d’une Charte générale de sécurité informatique du GHBS ;
  • La sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données ;
  • Le haut degré d’exigence en matière de protection des données lors de la sélection de nos fournisseurs et partenaires.
  • La sécurisation de l’accès à nos locaux et aux serveurs informatiques ;
  • Vos données sont conservées à l’intérieur de l’Union Européenne.

Vos droits concernant vos données personnelles

Vous disposez des droits suivants :

  • Droit d’accès (Art. 15 du RGPD) : vous avez le droit de demander la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées, et, le cas échéant, de demander l’accès à vos informations et données personnelles, par exemple en vue de connaître les catégories de données personnelles concernées ou le type de traitement dont elles font l’objet.
  • Droit de rectification (Art. 16 du RGPD) : vous avez le droit de demander la correction de vos données personnelles inexactes.
  • Droit d’effacement (Art. 17 du RGPD) : vous avez le droit de demander l’effacement de vos données personnelles sans retard excessif dans certaines circonstances, par exemple si vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies ou si vous retirez votre accord sur lequel leur traitement se fonde, selon l’Art. 6.1-a. du RGPD et lorsqu’aucune autre base légale ne justifie un traitement.
  • Droit à la limitation du traitement (Art. 18 du RGPD) : vous êtes en droit de nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances, par exemple si vous estimez que les données personnelles vous concernant que nous traitons sont erronées ou illégales.
  • Droit à la portabilité des données (Art. 20 du RGPD) : dans certaines circonstances, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, courant et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces informations à un tiers sans entrave.
  • Droit d’opposition (Art. 21 du RGPD) : dans certaines circonstances, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles.
  • Droit à l’annulation de votre consentement (Article 7 du RGPD) : Vous pouvez retirer votre consentement à l’une quelconque de nos activités de traitement de vos données personnelles si elle est fondée sur le consentement. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

Comment exercer vos droits

Les droits mentionnés ci-dessus peuvent être exercés, en justifiant de votre identité, sur simple demande écrite adressée par courrier à :

Institut de Formation des Professionnels de Santé
7 rue des Montagnes
56100 LORIENT

ou par voie électronique via notre formulaire de contact en sélectionnant la catégorie "RGPD".

Avant de répondre à votre demande, nous sommes susceptibles de vérifier votre identité et/ou vous demander de nous fournir davantage d’informations pour répondre à votre demande. Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la loi. En cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL : www.cnil.fr).